EcoSoftWare CRM

A rendszert célzottan kábeltelevíziós társaságok, internet szolgáltatók, VoIP szolgáltatók, műsortovábbítók ügyfeleinek nyilvántartására fejlesztettük ki. A programmal elvégezhető az összes olyan feladat, amely egy ügyfélszolgálat életében felmerülhet:

• szerződésállomány kezelés,
• számlák, befizetések,
• munkalapok kezelése,
• listák készítése az ügyfélszolgálat és a könyvelés számára,
• kintlévőség figyelése és kezelése,
• statisztikák, jelentések készítése

• Ügyfélnyilvántartásunk megfelel a módosított média törvénynek. A szerződésekben tárolt adatokra teljes körű szűrési lehetőség biztosított, amit igen jól lehet alkalmazni (leválogatni egy meghatározott tulajdonsággal bíró ügyfélkört). Az ügyfeleknek saját sablonok alapján lehet megszemélyesített körleveleket készíteni (szerződés, egyenlegközlő, értesítés az aktuális akciókról…).
• A rendszer automatikusan készíti el az összes előírás (folyamatos, fix havi díjú szolgáltatás előjegyzése) szerinti számlát, ezzel sok aprólékos munkától kíméli meg használóját.
• A rendszer részét képezi a csekkek és számlák kinyomtatásához szükséges nyomdai állomány elkészítése is.
• Rendszerünk tartalmazza a fordított ÁFA-val kapcsolatos, és az 5 Ft-osra kerekítés számlázást érintő változások megoldását, vagy az internet utalványok, bankkártyás fizetésmód kezelését, e-számlázást.
• A folyószámla vezetés részeként a rendszer kezeli a készpénzes befizetéseket, támogatja a díjbeszedőkkel való egyeztetést. Feldolgozza a posta által küldött úgynevezett PEK lemezeket, elkészíti az OTP részére küldendő, levonásokat tartalmazó lemezt, valamint segíti az egyéb pénzintézetek (vidéki OTP, Vértes Takarékszövetkezet, Postabank stb.) egyeztetési feladatait.
• A befizetések rögzítésének könnyítésére és pontosítására elektronikus megoldásokat tartalmaz rendszerünk, be van építve az OTP, PEK, Budapest Bank, Raiffeisen Bank elektronikus interfésze.
• Késedelmi-kamat számítás: A rendszer lehetőséget ad arra, hogy késve fizető ügyfeleinknek automatikusan a megfelelő szabályok szerint megterheljük folyószámláját a késedelmi kamat összegével.
• A rendszer képes automatikusan figyelni, és kezelni kintlévőségeinket (lekapcsolás politika) megadott időpontnál régebbi számlákkal tartozóknak megszemélyesített levelet készít a tartozásról és csekket is mellékel a tartozás rendezésére. A következő futtatásakor ellenőrzi ki rendezte a tartozását, és akik nem, azokról egy listát készít, mely alapján műszaki kollegáink végrehajthatják az ügyfél szolgáltatásának lekapcsolását.
• Széleskörű információszerző tablók, listák állnak a rendszer használójának rendelkezésére, melyek között van olyan, amely akár változtatás nélkül továbbküldhető az érintett részére (jogdíjjelentés, könyvelési feladások, ÁFA tablók, kintlévőség listák).

A rendszerbe sok olyan lehetőséget építettünk be, mely egyrészt kényelmi szempontokat szolgál, másrészt egyéb szoftverekkel való kommunikációt támogat. Nézzünk néhányat a fontosabbak közül:

• Az elkészült információs tablóinknak egy gombnyomással elkészíthetjük Excel formátumú változatát.
• Sokszor szükségünk van arra, hogy valamely információs tablón szereplő ügyfelek szerződéseibe bele tudjunk tekinteni, ennek megfelelően a listán szereplő szerződésszámok begépelése nélkül nézhetjük át a listán szereplő szerződéseket.
• Könnyedén át tudunk írni egy szerződésszámot, két külön számon nyilvántartott szerződést össze tudunk vezetni, egy szerződésen nyilvántartott befizetést át tudunk tenni egy másikra, stb.

A folyószámla vezetés részeként a rendszer kezeli a készpénzes befizetéseket, támogatja a díjbeszedőkkel való egyeztetést, feldolgozza a posta által küldött úgynevezett PEK állományokat, elkészíti az OTP részére küldendő, levonásokat tartalmazó fájlt, valamint segíti az egyéb pénzintézetek egyeztetési feladatait, amelyek valamilyen egyéb listával kommunikálnak velünk. A rendszer részét képezi a csekkek és számlák kinyomtatásához szükséges nyomdai állomány elkészítése is.

A rendszer információ szolgáltató képessége rendkívül sokrétű, ízelítőül nézzünk néhányat:

• Áfa lista: A kibocsátott számlákról Áfa-kulcsonként időszakonkénti tételes listát kaphatunk.
• Jogdíj lista: Ez a kimutatás a legkülönfélébb bontásokban mutatja meg, hogy egy adott időszakban hány ügyfelünk vette igénybe különféle szolgáltatásainkat (programcsomagok, HBO, stb.)
• Marketing lista: Ügyfeleink reakcióját elemzi az áremelések, és a programcsomagok tartalmi változásainak hatásairól. Azaz nyomon tudjuk követni, hogy egy időszakban az adott szolgáltatásra hány új igényt jelentettek be, ezek az új igények közül hány a tényleg új ügyfél, hányan mondtak le esetleg más szolgáltatásunkról. Például: egy népszerű adást áttettünk egy drágább programcsomagba, e lista alapján pontosan láthatjuk, hogy hányan ragaszkodnak kedvenc csatornájukhoz, azaz átlépnek ebbe a drágább csomagba. Sőt azt is látjuk, hogy hány ügyfelet vesztettünk el teljesen e lépés hatására.
• Lekapcsolás politika: a rendszer képes automatikusan figyelni, és kezelni kintlevőségeinket. Azaz végignézi a teljes állományt, hogy kik azok, akik egy megadott időpontnál régebbi számlákkal tartoznak, és ezeknek megszemélyesített levelet készít, melyen fel van tüntetve az ügyfélnek kibocsátott összes számla, és nyilvántartott befizetés. Sőt csekket is mellékel a tartozás rendezésére. A program következő futásakor megvizsgálja, hogy a felszólított ügyfelek közül azóta ki rendezte a tartozását, és akik nem, azokról egy listát készít címsorrendben, mely alapján műszaki kollegáink végrehajthatják az ügyfél szolgáltatásának lekapcsolását.
• Épület lista: A rendszer leválogatja a nyilvántartott szerződésekhez tartozó szolgáltatásokat, és címsorrendbe rendezett listát ad, az ügyfelek aktuális szolgáltatásairól. Ezt a listát a menüzéshez lehet jól használni, azaz segítségével könnyen leellenőrizhető, hogy ügyfeleink azt a szolgáltatást nézik-e, amire előfizettek, sőt kiderül ki az, aki feketén élvezi szolgáltatásunkat.
• Hibabejelentők összesítése: Adott időszakban bejelentett meghibásodások (munkalapokon rögzített) okairól készít statisztikát, melyen a hiba okok gyakorisága mellett a javításra fordított átlagos idő is fel van tüntetve.
• Kintlevőségek listái: Ügyfeleink tartozásairól a legkülönfélébb elemzőlistákat szolgáltatja a program, mely információk nélkülözhetetlenek könyvelésünk számára, sőt a legkukacosabb könyvvizsgáló is elégedett lesz a különböző analitikákkal.
• Késedelmi-kamat számítás: A rendszer lehetőséget ad arra, hogy késve fizető ügyfeleinknek automatikusan a megfelelő szabályok szerint megterheljük folyószámláját a késedelmi kamat összegével.

A rendszer kialakításánál nagy gondot fordítottunk arra, hogy a manuális (adatbeviteli) munkát minimálisra csökkentsük. Nézzünk néhány példát erre is:

• A többször használt szövegeknél (pl.: települések, utcanevek, fizetésmódok, analitikák) törzses megoldást alkalmaztunk, azaz csak egyszer kell begépelni, a későbbiek során már kiválaszthatók.
• Csoportos karbantartások, azaz egy meghatározott ügyfélcsoporton egyszerre hajthatunk végre műveleteket. Például: Mondjuk, átépítés miatt néhány gombnyomással lezárhatjuk az érintett ügyfelek szolgáltatását. Kétszer rögzített banki borderón szereplő befizetéseket egyszerre törölhetjük. Tévesen készített számlákat csoportosan sztornózhatunk.
• A szerződéseknél nyilvántartott bármely információt csoportosan változtathatjuk. Például: Díjbeszedőink egyike máról holnapra otthagy bennünket, és a hozzá tartozó ügyfeleket szét kell osztani a többi díjbeszedő között. Ekkor ahelyett, hogy egyesével állítanánk át az ügyfelek szerződését a megfelelő díjbeszedőre, utcánként állíthatjuk be az új díjbeszedőt.

A rendszer tartalmaz sok olyan elemző programot, amelyek felhívják a figyelmet az esetlegesen elkövetett hibákra:

• Számla-előírás elemző: E programot érdemes havonta zárás előtt futtatni, hiszen kielemzi a nyilvántartott szolgáltatások, és a leszámlázott szolgáltatások közti esetleges különbségeket. Melynek segítségével könnyen korrigálható az esetleges hiba.
• Dupla szerződések: A rendszer megnézi, hogy van-e olyan szolgáltatási cím, melyen egynél több ügyfélnek számlázunk valamilyen szolgáltatást, és, ha talál ilyet, az hibalistára kerül.

A rendszerbe sok olyan lehetőséget építettünk be, mely egyrészt kényelmi szempontokat szolgál, másrészt egyéb szoftverekkel való kommunikációt támogat. Nézzünk néhányat a fontosabbak közül:

• Az elkészült információs tablóinknak egy gombnyomással elkészíthetjük különböző (pl. Excel) formátumú változatát.
• Sokszor szükségünk van arra, hogy valamely információs tablón szereplő ügyfelek szerződéseibe bele tudjunk tekinteni. Ezért bevezettük a ' Listán következő ' fogalmat, mely használatával a listán szereplő szerződésszámok begépelése nélkül nézhetjük át a listán szereplő szerződéseket.
• A különböző fő azonosítók megváltoztatása a legtöbb rendszer esetén problémákba ütközik, de ebben a rendszerben lehetőséget teremtettünk arra, hogy az ilyen esetleg elkövetett hibák is javíthatóak legyenek. Azaz könnyedén át tudunk írni egy szerződésszámot, két külön számon nyilvántartott szerződést össze tudunk vezetni, egy szerződésen nyilvántartott befizetést át tudunk tenni egy másikra, stb.
• A befizetések rögzítésének könnyítésére és pontosítására elektronikus megoldásokat tartalmaz rendszerünk. Azaz be van építve a magyar szabványoknak megfelelő (OTP, PEK) különböző pénzintézeti kommunikációs interface, sőt a nagyobb bankok ( Budapest Bank, Raiffeisen Bank) esetleg szabványtól eltérő interfaceit is megvalósítottuk.

Amennyiben rendszerünk felkeltette érdeklődését, keressen meg bennünket elérhetőségeinken